Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數據庫的管理和應用。由於其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中間插入一條記錄就比較困難，而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌；再比如，當我們在Access的表中重復輸入相同或有一定規律的字段內容時，就自然會聯想到Excel的復制和自動填充功能，但Access卻無能為力。顯然，如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流，就能夠讓這些成員為Access服務，從而達到取長補短、提高工作效率的目的。
在Word中打開Access表查詢項
如果想把Access中的表或者查詢，轉換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進行處理，可以采用以下三種方式：
1． 利用剪貼板
在Access中，打開要轉換的表或者查詢項，將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述三種情況之一的選擇以後，再單擊工具欄上的“復制”按鈕，將所選內容復制到剪貼板中，如圖1所示。隨後再打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可將Access中表或者查詢項復制成Word中的表格。如果你覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行後，執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，按下“底紋”標簽按鈕，選擇“無填充色”。
2． 導出為RTF文件
在Access中，打開要轉換的表或者查詢，執行“文件”菜單下的“導出”命令，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨後彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。
3． 直接插入數據庫
在Word中，單擊“視圖”菜單下的“工具欄”，然後將“數據庫”一項選中（或者將鼠標置於Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項）。這時，要在Word中打開Access的表或者查詢項，就可以單擊新增加出來的“數據庫”工具欄上的“插入數據庫”按鈕，在隨後打開的“數據庫”對話框中，按下“獲取數據”標簽按鈕，將文件類型指定為“MS Access數據庫”，選中一個數據庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數據”標簽按鈕。
圖1 復制表格
