Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數據庫的管理和應用。由於其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會覺得Access的操作不太方便。如果我們能夠實現Access與Office組件其他成員之間進行數據交流，就能達到取長補短、提高工作效率的目的。
在Word中打開Access的表
如果想把Access中的表轉換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進行處理，可以采用以下3種方式：
一、利用剪貼板
在Access中，打開要轉換的表並查詢。將鼠標指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當鼠標置於其上時，鼠標指針會變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當用鼠標單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進行上述3種情況之一的選擇以後，再單擊工具欄上的“復制”，將所選內容復制到剪貼板中。隨後打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”，即可將Access表或者查詢結果復制成Word表格。如果您覺得被復制進來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行後，執行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，再選擇“底紋”*“無填充色”。
二、導出為RTF文件
在Access中，打開要轉換的表或者查詢結果，選擇“文件”*“導出”，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨後彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。
三、直接插入數據庫
在Word中，單擊“視圖”＊“工具欄”，選中“數據庫”（或者將鼠標置於Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數據庫”一項），並在Word中打開Access的表或者查詢結果，單擊新增加出來的“數據庫”*“插入數據庫”*“數據庫”*“獲取數據”，將文件類型指定為“MS Access數據庫”，選中一個數據庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數據”即可。
將Word中的表格導入Access中
在Word中可以對Access轉換過來的表格自如地進行編輯，然後再將處理好的表格重新導入Access中。可以通過2種辦法在Access中使用Word表格的數據。
一方面，通過剪貼板。其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數據）後，單擊工具欄上的“復制”，然後再打開Access中的表或者查詢結果，點擊工具欄上的“粘貼”，將表格數據復制過來。
另一方面，通過文本文件作為過渡。用戶可以分成兩步來做：第—步，先把Word中的表格轉換成純文本文件；第二步，在Access中導入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執行：表格轉換成文字，然後選擇“文件”*“另存為”*“保存類型”*“純文本”；在Access中依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“文本文件”。
Excel中導入Access數據
可以使用3種方法將Access中的表或者查詢導入Excel中。
一、利用剪貼。
其操作方法與導出為Word表格相同。
二、將Access數據導出為Excel文件
具體操作方法為：在Access中選中表或者查詢，執行“文件”*“導出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。
三、直接在Excel中打開
操作方法是依次執行：數據獲取外部數據新建數據庫查詢（由於典型安裝中不包括該功能，所以當第一次使用時系統會提示安裝），在隨後打開的“選擇數據源”對話框中，將“新數據源”指定為“MSAccess Datebase”即可。
將Excel工作表導入Access
利用Excel方便的自動輸入功能和強大的數據處理功能對Access導入的數據進行一番處理之後，再將其轉換成Access文件，無疑是實際工作中使用最多的一種方法。
Access中導入Excel文件的操作與導入文本文件相同，只要在Access中依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導入Access表相同）。
Access文件與HTML文檔的相互轉換
要將Access文件轉換成HTML文檔（超媒體文檔），可以在Access中選擇“文件”*“導出”*“保存類型”*“HTML文檔”。可以用Microsoft FrontPage或其他網頁編輯軟件打開該文檔進行編輯修改。
與導入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中導入HTML文檔，只要依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可。
在不同的Access文件之間進行數據共享
如果新建的表與已經存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數據來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數據庫內，也可以不在同一數據庫內。具體共享方式有3種：
一、利用剪貼板
在數據庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復制”命令，在需要復制的地方右擊鼠標後選擇“粘貼”命令，根據需要選擇“只粘貼結構”、“結構和數據”還是“將數據追加到已有的表”。當然，也可以打開要轉換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復制到其他的表或查詢中。
二、直接導入Access對象
具體操作步驟是，依次執行：文件獲取外部數據導入，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，這樣就可以將當前數據庫或其他數據庫中的對象導入。
三、利用鏈接表
利用鏈接表的共享操作同上類似，依次執行：文件獲取外部數據鏈接表，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，找到相應的表後將其鏈接進來。和上面直接導入的區別在於，鏈接進來的表的數據會隨原始表數據同步變化，而導入則不會。
其實，在使用鏈接表時，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML文檔”，也可以分別將這些文件導入Access，且導入的表中數據會隨著原始數據的變化而變化。
