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Access應用的幾個技巧

編輯:關於Access數據庫

      不要浪費數據類型的效果

      當你要存儲數字數據時,你也許會想要指定一個數字的數據類型。在你這麼做之前,請先考慮一下數據的用途。例如,你不會將街區號碼或是郵政編碼的數值用在數學等式中。這樣的話,請將數據存儲為文本。你會節約一些內存,但更重要的是,數據類型是按照數據的用途的。如果你需要使用一個文本值作為真數值,則可在表格中表示文本域的域中使用Val()函數“=Val(field)”(此域存儲數值或文字值)。

      使用最適當的域的大小

      由於如今的系統都很強大,要指定最合適的域的大小則不再是像過去那樣緊迫的任務。然而,為了能夠更好地實施工作,開發者仍然會限定域的大小。你首先要做的步驟就是使數據生效。例如,你將州名所寫存儲在一個域大小設置為2的文本域中。如果用戶輸入的是ARK而不是AK,Access將會拒絕接受這條輸入。當然,域大小的屬性僅會拒絕過大了的條目,它無法探明輸入或是其它的錯誤。這個域仍然會接受其它有誤的條目,例如“A”或“K6”。

      這也能應用在數字域上,只是沒有那麼明確的范圍。例如,一個字節域能夠接受的值可以從0到255,而長整數域可接受的值的范圍則從-2,147,483,648到2,147,483,647。

      為每個域選擇適當的數據類型和域大小的屬性。始終選擇最小的數據類型以及域大小,就有可能地在這個域中容納最大的值。

      使用分析工具

      Access有兩個工具能夠幫助你精煉你的設計。第一個就是表格分析器向導,它能夠檢查一個表格並像你推薦在哪處做出改變比較合適。第二,就是性能分析器,它能夠檢查你整個數據庫,並對改進設計提出建議。通常,你都會采用向導所提出的建議。

      無論你要運行哪個向導,都可以在“工具”菜單中選擇分析器之後再選擇合適的項目。

      不要忘記表格的屬性

      就像域一樣,表格也有能夠定義其用途的屬性。大多數都能夠自我解析,而默認的屬性也通常都足夠合適。要訪問這些屬性,只需要在設計視圖下打開表格,接著在“視圖”菜單中選擇“屬性”。以下是一些你應該知道的東西:

      排序依據:指定一個排列的順序,當你在打開表格的時候Access能夠應用它。只需要根據你想要分類排序的記錄輸入域的名稱。如果你沒有使用這項設置,Access則會根據主鍵來進行排序。如果沒有主鍵,Access則會按照數據輸入的順序來顯示。它與表層並不會有太多的關系,因為用戶不會查看表格。然而,就像很多域的屬性那樣,捆綁的對象會繼承屬性。

      子數據表名稱:它決定了子數據表是否會顯示相關的記錄。許多人都覺得子數據表很惱人,如果你也這麼認為,則可以將這個屬性設置為[None]來禁用它。

      注意其中的界限范圍

      盡管你可能永遠也不會接觸到表格界限范圍的設置,但你還是必須知道它們是存在的:

      表格名至多可以包含64個字符。

      域名稱之多可以包含64個字符。

      每個表格至多可以包含255個域。

      表格大小的限制范圍在2GB減去系統對象所需要的空間大小。

      文本域之多可存儲255個字符。

      當你通過用戶界面輸入數據時,備忘域能夠存儲至多65535個字符。如果從程序上來說,輸入數據,它能夠接受至多1GB大小。

      OLE域能夠支持至多1GB大小。

      每個表格能夠具有至多32個索引。

      每個索引可以包含至多10個域。

      一個有效規則表達能夠存儲至多2045個字符;有效文本屬性能夠具備之多255個字符。

      描述屬性能夠存儲至多255個字符。

      每項記錄能夠存儲至多4000個字符(2003版本),如果是2002版本則是2000個字符。

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