用“查找”按鈕來找數據說的是查找，並不是查詢。在回答“查詢究竟是什麼？”這個問題之前，我們首先要知道，並不需要將所有可能用到的數據都羅列在表上，即使是一些需要計算的值，也統統先算好以後才填到表中，仍然像在紙上使用表格及其裡面的數據那樣，完全沒有覺得Access數據庫中的表和紙上的表格有什麼區別。這是很多剛剛接觸Access數據庫的人通常會出現的情況。其實在Access數據庫中的表並不是一個百寶箱，不需要將所有的數據都保存在一張表中。不同的數據可以分門別類地保存在不同的表中，就像在“客戶信息表”中保存和客戶資料有關的信息，而在“訂單信息表”中保存和訂單內容相關的信息。
在使用表存儲數據的時候我們都有側重點，通過它們的名字就可以看出這個表是用來做什麼的，這樣很容易就可以知道哪些表中存儲有什麼數據內容。很少有人會把表的名字起成“表一”、“表二”的。如果有很多表的話，這樣根本就不知道這些表存儲了什麼內容。所以我們在建立表的時候，首先想的就是要把同一類的數據放在一個表中，然後給這個表取個一目了然的名字，這樣管理起來會方便得多。但是另一方面，我們在實際工作中使用數據庫中的數據時，並不是簡單地使用這個表或那個表中的數據，而常常是將有“關系”的很多表中的數據一起調出使用，有時還要把這些數據進行一定的計算以後才能使用。如果再建立一個新表，把要用到的數據拷貝到新表中，並把需要計算的數據都計算好，再填入新表中，就顯得太麻煩了，用“查詢”對象可以很輕松地解決這個問題，它同樣也會生成一個數據表視圖，看起來就像新建的“表”對象的數據表視圖一樣。“查詢”的字段來自很多互相之間有“關系”的表，這些字段組合成一個新的數據表視圖，但它並不存儲任何的數據。當我們改變“表”中的數據時，“查詢”中的數據也會發生改變。計算的工作也可以交給它來自動地完成，完全將用戶從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現了計算機數據庫的優越性。讓我們在數據庫中建立一個“查詢”，看看“查詢”究竟有什麼用，該怎麼用。
