第五講 使用已有的數據自動建新表
在中文Access 2000中，可將數據直接輸入到空白的數據表中，然後當保存這張新的數據表時，這個軟件能分析數據並且自動為每一字段指定適當的數據類型及使用格式。為了執行該操作，首先要在“員工工時與工資”數據庫窗口中選定“對象”列表中的“表”項，然後單擊工具欄中的“新建”按鈕，進入“新建表”對話框後通過列表中的“數據表視圖”項，參見圖23。
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圖23 選定該列表項
此後，屏幕上將顯示一個空數據表，它與中文Visual FoxPro 6浏覽窗口的外觀差不多，只是提供有默認的列名稱，即字段：字段1、字段2，……。此時，可以立即輸入數據記錄，如圖24所示。但這樣做的結果並不實用，您也一定會想到只有在設置好了字段名才能建立一張真正的表，為此應當重新命名所要使用的每一列。為此，可以使用如下兩種操作方法：
圖24 輸入數據記錄
圖25 修改列名後的結果
1.直接在表中修改
連擊所要修改的列名，當一條插入點光標出現在單元格中後鍵入新的列名即可。此方法的特點是操作快速，結果如圖25所示。
圖26 選擇這一條命令
2.通過快捷菜單進行操作
此方法的操作步驟如下所：
步驟一、右擊要修改的列名，然後從圖26所示的快捷菜單中選擇“重命名列”命令。
步驟二、從鍵盤上輸入新的名稱。
通過圖26所示的快捷菜單，除了能夠完成列的更名操作外，還能做一些別的操作，其中“排序”與“插入列”是常用的，操作方法與中文Visual FoxPro 6相類似，您可試試看。
本章所建立的新表結構與輸入的數據記錄如圖27所示。
圖27 本章所建立的新表
將數據輸入到所有的列中後，可單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕來命名保存這張新表。操作時，中文Access 2000將詢問是否要創建一個“主鍵”。如果還沒有輸入能唯一標識表中每一行的數據，如零件編號或 ID 編號，該軟件將建議選擇“是”。如果已經輸入能唯一標識每一行的數據，可以指定此字段為主鍵。
圖28 單擊這個下拉按鈕
注：打開“數據表視圖”後，通過“格式”工具欄中“轉到字段”下拉列表，可將當前操作定位在指定列上，參見圖28。此操作適用於使用的列數較多時。
