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用Access完成學校課程表地科學管理

編輯:Access數據庫入門

關於office XP中Access的新應用

我校教務處管理全校課程表的方法十分簡陋,使用一塊掛在牆上的大木牌子來進行管理,我認為它存在許多缺點,首先,對管理者來說,使用起來很不方便;其次,如果遇到為代課老師調課或更換課程表就更麻煩。為了提高校務管理水平,筆者用Access數據庫軟件提供的強大功能,實現了學校課程表的有效管理。

建立數據庫

1、選擇文件菜單中“新建”命令,在彈出的“新建”對話框中選中“常用”選項卡中的“空數據庫”後,單擊[確定]按鈕。

2、在接下來的對話框中輸入數據庫名“學校管理”,按[確定],即進入數據庫對象窗口。

創建表結構

1、“總課程表”的建立

(1)在“表”對象中單擊[新建]按鈕,調出“新建表”對話框,選擇“設計視圖”,單擊[確定]即進入表結構設計視圖窗口。

(2)在“字段名稱”列中輸入字段名:班級、節次、星期、課程、教師,對應的數據類型為:文本、數字、文本、文本、文本,(“主關鍵字”可以不要)。

(3)關閉,並保存表設計,表名稱為“總課程表”。

2、添加記錄

(1)打開“總課程表”,向表中輸入數據。

(2)保存數據文件後。

創建交叉表查詢

現在我們需要查看各個班級的課程表及對應課程的代課教師,這個問題可用交叉表查詢的方法。

1、打開“新建查詢”窗口,選擇“交叉表向導”後,單擊[確定]。

2、在彈出的“交叉表查詢向導”對話框中,選中“表單”選鈕,在列表中選擇剛建立的“總課程表”,單擊[下一步]按鈕。

3、在接下來的對話框中選擇“可用字段”列表中的“班級”、“節次”字段,加入到“選定字段”作為交叉表的行標題。

4、單擊[下一步],在列標題選擇對話框中,選擇“星期”字段作為列標題,然後,單擊[下一步]按鈕。

5、行標題和列標題確立下來以後,那兩者交叉處的數據自然就應該是當天對應節次的課程,所以在接下來的對話框中,選擇“課程”字段,並在“函數”列表中選擇“第一項”,作為行標題與列標題的交叉值。

6、單擊[下一步]按鈕,在出現的對話框中輸入查詢名稱“班級課程表”,單擊[完成]。

7、同樣,“教師代課表”重復1~4步,第5步將“課程”字段改成“教師”字段即可。

創建窗體

1、打開“新建窗體”對話框,選擇“數據透視向導”與“總課程表”,單擊[確定]進入“數據透視向導窗口”。

2、單擊[下一步]按鈕,在“可用字段”列表中將“班級”、“節次”、“星期”、“課程”、“教師”字段加入到右邊的列表中,單擊[下一步]。

3、然後,在繼續彈出的“數據透視表向導”對話框中,將右側的“班級”、“節次”字段條拖至表格布局圖的行區,將“星期”字段條拖至表格布局圖的列區,將“課程”、“教師”字段條拖至表格布局圖的數據區。

4、單擊[下一步],再單擊[完成]”,最後,保存窗體,名為“課程表窗體”。

最後,談一談“課程表窗體”的功能和使用方法,首先,我們通過此窗體可以方便地查看“班級課程表”、“教師代課表”及“某個老師一周代課情況表”,或“某個班某門課一周分布情況表”等等,這裡僅舉了幾個典型的例子,讀者還可以根據自己的需要進行查看。其次,我們了解一下窗體的使用方法,在窗體中每個字段的右側都有一個下拉式按鈕,列出了該字段所有的值,我們可以選擇需要的值,從而生成不同的表冊,另外,行區或列區中各記錄旁的加減號,表示顯示或隱藏下一級記錄的內容,使用它也可以查看不同的表冊。

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